名称 | 办公会议管理制度 | 受控状态 | ||||
编 号 | ||||||
执行部门 | 监督部门 | 考证部门 | ||||
第1章 会议管理制度 第1条 为了规范公司的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。 第2条 本制度适用于公司召开的各种会议。 第2章 会议组织 第3条 公司级会议，指公司员工大会，全公司技术人员及各种代表大会，应经总经理批准，由各相关部门负责组织召开，公司领导参加。 第4条 专业会议，指技术、业务综合会，由公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。 第5条 各部门、支部、车间召开的工作会议，由各部门、支部、车间领导决定召开并负责组织。 第6条 班组会由各班组长决定并主持召开。 第7条 上级或外单位在工厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司之间的业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由公司统一安排，相关部门协助做好会务工作。 第3章 会议管理 第8条 会议准备。 1．明确参加人员。 （1）对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。 （2）对会议中心议题有专门知识和经验的人。 （3）与会后行动直接相关的人。 （4）有能力或权力参与会议决议讨论的人。 （5）议论问题的会议人数一般不要超过20人。 （6）无关人员不参加。 2．选择开会地点。 （1）选择与会人员集中，且最近的地点召开会议。 （2）会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于优化会议效果。 （3）坐位空间适宜。 （4）便于停车、进出、疏散。 3．安排会议时间。 （1）会前调查，保证与会人员能集中精力开会的时间段。 （2）与会的最关键人员的最佳开会时间。 （3）力求开短会，但又能确保效果最好。 （4）把握开会时机：时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，以留足够时间让大家准备。 4．会议议程安排。议程由主办单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长及需要发言的人员和内容、要求等。 （1）重点、重要议题安排在会议前一时间段。 （2）明确或控制会议中各议题的时长，不要失控或自流。 （3）控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。 （4）保证与会者有备而来。 （5）注意引导、归纳、提升会议议题。 （6）需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。 （7）连续2～3小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。 5．会场布置。包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排、音响、投影、照明、通风等。 （1）会场空间安排应便于进出、流动。 （2）座位安排要有利于主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录、阅读。 （3）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。 （4）会场一般应设“禁止抽烟”、“请匆大声喧哗”等警示牌。 6．会议通知。 （1）通知的拟定和要素。参加人员名单、会期、开始时间、地点、需要准备的事项及要求。 （2）通知书写要求。文字明白、清楚，力求不发生误解，全面、周到，不要漏项。用电话或其他形式通知要写出通知底稿，照稿通知。 （3）无记名参加的人员，对范围、对象、职务要通知清楚。 （4）重要会议为保证与会人员精力集中，可采用预先通知和正式通知两步骤进行。 （5）书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。通知一定要保证接到通知后留有准备时间。 （6）重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。 （7）对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。 第9条 会中管理。 1．人员签到。 （1）会议组织部门应编制“参会人员签到表”，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名以示到会。 （2）会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到及实到人数，未到人员情况，然后交大会主持人。 2．会场服务。 （1）引导入座。工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就坐，特别要注意主要领导人和主席台就座人员的座次位置。 （2）分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可于会场提前认领签收。 （3）内外联系、传递信息。对大会进行中领导对外要办的事项，外来人员电话重要日程安排布置等的办理，外来记者等的接待陪同等事项。 （4）维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，会议中一般不再添加茶水。 （5）处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的紧急事项。 （6）其他服务。对会中一般需用物品应有余量准备，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净。时间长的应准备茶水。 （7）需提供食宿的，应有专人负责管理。 3．会议记录。 会议记录主要包括会议组织情况、会议名称、时间、地点、出席人员情况、主持人等。重点内容是会议议题，讨论发言情况，形成的决议、纪要、决定等。 （1）应有专用记录本。 （2）会议记录人员应对本会议内容熟悉，且有较高的笔录能力、速度、归纳分析和总结能力。 第10条 会后工作。整理会议记录，形成会议文件。 1.分析、总结、提升记录、形成会议结论性材料的提纲，以及要反映的具体事项事例等。 2.按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。 3.会议纪要 （1）会议简况，包括时间、地点、参加人员、议题。 （2）会议结果，指会议主要精神。这部分是重点，是会议效果的反映。 4.会议纪要等结论材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门。 5.按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。 第11条 各相关部门按纪要等会议决定要求逐项落实，真正达到开会的预期目的。 第12条 由会议主持单位对会务情况进行总结，不断提高主持会议的能力。其总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归入档案。 第4章 会议安排 第13条 为避免会议过多或重复，公司正常性的会议（如质量分析会、安全工作会、生产调度会）一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。 第14条 其他会议安排。 1．凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前 日经部门或工厂分管领导批准后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排，方可召开。 2．行政部应于每周五下班前将全工厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并装订、分发到工厂相关部门。 3．已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前 日报请工厂行政部并经工厂相关领导同意。 4．对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，工厂有权安排合并召开。 5．各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与工厂例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。 第5章 会议纪律 第15条 凡不能参加会议或不能准时参加会议的，要向主管领导请假，不请假又不按时到场的，将记工作差错一次，并责令写出检查。 第16条 与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。 第17条 会议期间关闭手机或将手机设为振动。 第18条 不准在会场或有上级领导出席的任何会议和正规场合接打手机。 第19条 会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。 第20条 会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。 第21条 与会人员不准做与会议无关的事情，不得在会场上随意走动。 第22条 不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。 第23条 会议发言内容要“精”、“短”、“实”。 第6章 附 则 第24条 本制度由行政部拟定，经总经理批准后实施。 第25条 本制度自 年 月 日起执行。 | ||||||
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